L'espace de travail Administration vous permet de gérer facilement vos utilisateurs.
Grâce à la notion d'utilisateur "interne" ou "externe", gérez aussi bien vos collaborateurs que vos prestaires, fournisseurs, partenaires ou tout utilisateur externe à votre entreprise présent sur vos espaces de travail.
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💡 Note : Lorsqu'un de vos utilisateurs créé un espace de travail, le compte sur lequel a été configuré le "Compte société" en devient instantanément propriétaire. Vous disposez donc d'une vue globale de tous les espaces de travail de tous vos utilisateurs. Vous ne pouvez pas gérer le transfert de propriété depuis le compte société pour le moment. |
On distingue 2️⃣ types d'utilisateurs :
1️⃣ Les utilisateurs internes
Ce sont vos collaborateurs, dépendant de votre société. Leurs comptes sont créés et gérés par vous.
Vous les distinguez des utilisateurs externes grâce à la case à cocher "External ?" non cochée.
Ici, "jbinoche", lucas2" et "jean" sont des utilisateurs internes.
2️⃣ Les utilisateurs externes
Ce sont vos partenaires, ne dépendant pas de votre société. Vous n'avez pas créé leurs comptes et vous ne pouvez pas les supprimer (typiquement un utilisateur ayant déjà un compte TimeTonic que vous invitez dans vos espaces de travail.
Vous les distinguez des utilisateurs internes grâce à la case à cocher "External ?" cochée.
Ici, "jean" est un utilisateur externe.
Créer des utilisateurs
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Internes
Il vous suffit de créer un enregistrement dans la table "Users" puis de remplir les champs suivants :
User ID : renseignez son futur UserID TimeTonic
First Name : renseignez le prénom de votre collaborateur
Last Name : renseignez le nom de votre collaborateur
Email : renseignez l'adresse email de votre collaborateur
Une fois les champs précédents remplis, sélectionnez Active dans la colonne Status
Dès que vous passez un user en Active, il comptera comme une licence.
Si vous n'avez pas de licence disponible, vous ne pourrez pas l'activer.
Pour avoir des licences supplémentaires, rendez-vous dans l'espace Plan et facturation.
Le champ Validation result vous indique "OK" si la création de l'utilisateur a fonctionné. Dans le cas où la création du compte n'a pas fonctionné, suivez les indications dans le champ Validation result
| 💡 Note : Une fois le compte créé, votre collaborateur recevera un email indiquant que vous l'avez invité sur TimeTonic et en lui communiquant ses informations de connexion (le mot de passe est généré aléatoirement, il pourra ensuite le changer dans ses options de profil). |
- Externes
Afin de créer des utilisateurs externes tel que vos partenaires, clients ou autres, passez directement par votre espace de travail et invitez-les comme vous le faisiez auparavant.
| 💡 Note : Une fois l'invitation sur l'espace de travail acceptée par l'utilisateur, retrouvez son compte sur votre compte société et gérer ses droits sur vos espaces de travail comme vous le feriez avec les utilisateurs internes. |
Modifier des utilisateurs
Concernant les utilisateurs internes, vous pouvez modifier les champs First Name, Last Name et Email. Cela modifiera directement les informations sur le profil de l'utilisateur.
Les champs User ID, External ?,Validation result sont quant à eux immuables une fois le compte créé.
| ⚠️ Vous ne pouvez pas modifier les utilisateurs externes ⚠️ |
Supprimer des utilisateurs
- Internes
Afin de supprimer des utilisateurs internes, passez au préalable le Status du compte en Inactive.
Cela aura pour effet de bloquer le compte de l'utilisateur en question.
Cet utilisateur ne comptera donc plus dans les licences.
Une fois l'utilisateur bloqué, vous pouvez supprimer le compte via un clic droit, puis "supprimez la ligne".
- Externes
Vous ne pouvez pas supprimer de compte externe depuis votre compte société (le compte ne vous appartenant pas).
Il existe néanmoins 2️⃣ façons de faire disparaitre un compte externe de votre liste d'utilisateurs.
1️⃣. Vider tous ses droits : l'utilisateur disparaitra automatiquement de la liste.
2️⃣ Le retirer manuellement de l'espace de travail en question.