Au fil du temps, un espace de travail accumule des données : affaires clôturées, colonnes oubliées, anciens fichiers joints. Cet article vous montre comment libérer de l'espace. Vous supprimez ce qui est inutile. Vous archivez ce qui compte. Vous gardez la maîtrise de vos données.
Votre volumétrie se consulte dans Administration → Plan et Facturation. Deux compteurs y suivent votre consommation d'espace : le compteur de données et l'espace disque. Nous les détaillons ci-dessous.
Comprendre ce qui pèse dans votre espace
Avant de nettoyer, identifiez ce que vous nettoyez. TimeTonic suit votre volumétrie avec un compteur de données et un compteur espace disque. Le compteur qui grimpe vous indique où agir.
Compteur de données
Mesure la taille de vos tables : le nombre de lignes multiplié par le nombre de colonnes.
Compteur espace disque
Mesure le poids réel de vos fichiers : vos pièces jointes. Un champ pièce jointe accepte tous les types de fichiers : photos, PDF, documents, plans, scans. Ce compteur grimpe vite sur les usages terrain.
La règle de calcul à retenir
Nombre de lignes × Nombre de colonnes
→
Une colonne vide pèse autant qu'une colonne remplie. Le contenu de vos cellules n'entre pas dans le calcul. Seule compte la taille de la table.
→
Ce compteur ignore les colonnes de lien et les colonnes de formule. Elles ne consomment rien.
Ce que ces chiffres représentent concrètement
« 10 000 données » ou « 100 Mo » restent abstraits. Les colonnes Exemple traduisent ces quotas en volumes concrets.
| Plan |
Compteur de données |
Compteur espace disque |
| Quota |
Exemple
pour une table de 20 colonnes
|
Quota |
Exemple
pour des fichiers de 3 Mo
|
| FREE |
10 000 |
500 lignes |
100 Mo |
30 fichiers |
| START |
100 000 |
5 000 lignes |
1 Go |
340 fichiers |
| PRO |
1 000 000 |
50 000 lignes |
10 Go |
3 400 fichiers |
| BUSINESS * |
10 000 000 |
500 000 lignes |
100 Go |
34 000 fichiers |
* Les capacités du plan Business peuvent faire l'objet d'une extension sur demande.
Ces exemples sont des ordres de grandeur. Vos chiffres dépendent de vos tables et de vos fichiers. Avec 10 colonnes, vous logez deux fois plus de lignes. Avec 40 colonnes, deux fois moins.
Comment lire ce tableau
Vos compteurs mesurent l'ensemble de votre compte, et non une table isolée. Voici comment vos données s'emboîtent.
Chaque table compte ses lignes multipliées par ses colonnes. Le compteur de données additionne ensuite toutes les tables de tous vos espaces de travail. Le compteur espace disque suit la même logique avec le poids de vos fichiers.
Alléger le compteur de données
Pour faire baisser ce compteur, réduisez la taille de vos tables. Supprimez les lignes et les colonnes inutiles. Videz ensuite la corbeille.
1
Triez vos lignes, puis supprimez
Vos lignes de test et vos doublons ne servent à rien : supprimez-les directement. Vos affaires terminées gardent une valeur d'historique :
exportez-les avant de les supprimer.
2
Supprimez les colonnes inutiles
Ouvrez le menu d'une colonne devenue inutile et choisissez Supprimer. Même vide, une colonne occupe de la place.
3
Videz la corbeille de la table
Étape essentielle. Les lignes supprimées partent dans la corbeille. La corbeille compte toujours ces lignes. Ouvrez le menu de la table, en haut à droite. Choisissez Ouvrir la corbeille. Sélectionnez les lignes, puis supprimez-les définitivement. Chaque table a sa propre corbeille : répétez l'opération pour chaque table nettoyée.
Astuce. Dans la corbeille, cliquez la première ligne. Maintenez la touche Maj. Cliquez la dernière ligne. Vous sélectionnez ainsi toute la plage.
Alléger l'espace disque
Pour l'espace disque, visez vos pièces jointes. Les photos de fin de chantier, les devis signés et les rapports s'accumulent au fil des mois.
1
Ouvrez le champ pièce jointe
Repérez les fichiers dont vous n'avez plus besoin.
2
Supprimez les fichiers inutiles
L'espace est bien libéré : comptez une journée avant d'en voir l'effet sur votre compteur.
3
Ouvrez la corbeille de la table
Ouvrez le menu de la table (icône en haut à droite), puis Ouvrir la corbeille.
4
Supprimez définitivement les lignes
Sélectionnez les lignes, puis supprimez-les définitivement. Avant cette étape, la corbeille compte toujours le poids des fichiers. Chaque table a sa propre corbeille : répétez l'opération pour chaque table nettoyée.
Ce ménage n'est pas réservé au propriétaire du compte. Le compte propriétaire porte les données de l'espace. Mais tout utilisateur peut libérer de l'espace sur ce compte. Son rôle n'a pas d'importance.
Supprimer un espace de travail devenu inutile
Le geste le plus radical. Un espace de travail créé pour des essais conserve toutes ses lignes, toutes ses colonnes et toutes ses pièces jointes. Sa suppression libère l'ensemble d'un seul coup. Ouvrez Informations sur l'espace de travail. Le bouton de suppression se trouve en bas de l'écran.
Suppression immédiate et définitive. Il n'existe pas de corbeille pour les espaces de travail. Seul le propriétaire de l'espace peut faire cette action. Exportez ce que vous voulez conserver avant de confirmer.
Ne confondez pas supprimer et archiver. L'archivage retire l'espace de vos vues « Tous » et « Favoris ». Mais TimeTonic conserve ses données et les compte toujours. Pour libérer de la place, supprimez l'espace.
Exporter vos données avant de supprimer
Vous ne voulez pas perdre vos données, seulement alléger votre espace actif ? Exportez-les avant toute suppression. TimeTonic envoie vos données vers votre propre serveur via FTP. Vous les conservez hors de la plateforme, avec une trace complète. Vous supprimez ensuite en toute sérénité. Cette pratique organise le cycle de vie de vos données. Vous conservez ce qui a de la valeur. Vous archivez hors ligne. Vous gardez en production ce qui sert.
Aller plus loin
Exporter vos données vers un serveur FTP
Le pas à pas complet pour archiver vos données hors de votre espace de travail.
Voir l'article →
Vérifier le résultat de votre nettoyage
Retournez sur l'écran Plan et Facturation pour mesurer l'effet de votre ménage sur les deux compteurs.
Les compteurs de volumétrie sont recalculés une fois par jour, pendant la nuit. Si les chiffres n'ont pas encore bougé juste après votre nettoyage, c'est normal : revenez les consulter le lendemain.
Que se passe-t-il si vous atteignez 100 % ?
Votre espace de travail devient limité. Un compteur atteint 100 %. Vous ne pouvez plus alimenter votre espace. Pour le débloquer, libérez de la place ou augmentez votre capacité.
Deux solutions s'offrent alors à vous, selon que vos données actives ont encore de la valeur ou non.
Faire de la place
Appliquez les étapes de cet article. Supprimez les lignes, les colonnes et les pièces jointes inutiles. Videz les corbeilles. Supprimez les espaces de travail créés pour des essais. Exportez d'abord ce que vous voulez conserver.
Augmenter votre capacité
Si vos données actives sont toutes utiles, passez au plan supérieur. Les capacités de stockage et de données augmentent à chaque palier. Rapprochez-vous de votre interlocuteur commercial TimeTonic pour étudier l'option adaptée à votre usage.
Aller plus loin
Suivre votre consommation
Comprendre les compteurs et les limites de votre plan, seuil par seuil.
Lire la suite →
Aller plus loin
Exporter vers un serveur FTP
Archiver vos données hors ligne avant de faire le ménage.
Lire la suite →