Au fil du temps, un espace de travail accumule des données : lignes de test, colonnes oubliées, anciennes pièces jointes. Cet article vous montre comment libérer de l'espace en nettoyant ce dont vous n'avez plus besoin, tout en gardant la maîtrise de votre patrimoine de données.
Votre volumétrie se consulte dans Administration → Plan et Facturation. Deux compteurs y suivent votre consommation d'espace : le compteur de données et l'espace disque. Nous les détaillons ci-dessous.
Comprendre ce qui pèse dans votre espace
Avant de nettoyer, il faut savoir ce que l'on nettoie. TimeTonic suit votre volumétrie avec deux compteurs indépendants. Savoir lequel grimpe vous indique où agir.
Compteur de données
Mesure la taille de vos tables : le nombre de lignes multiplié par le nombre de colonnes. Une colonne vide pèse autant qu'une colonne remplie. Les colonnes de lien vers d'autres tables et les colonnes de formule ne sont pas comptées.
Espace disque
Mesure le poids réel de vos fichiers : vos pièces jointes. C'est souvent le compteur qui grimpe le plus vite sur les usages terrain (photos, reçus, documents scannés).
Alléger le compteur de données
Pour faire baisser ce compteur, réduisez la taille de vos tables : supprimez les lignes et les colonnes devenues inutiles, puis videz la corbeille.
1
Supprimez les lignes obsolètes
Sélectionnez les lignes de test ou périmées, puis supprimez-les.
2
Supprimez les colonnes inutiles
Ouvrez le menu d'une colonne devenue inutile et choisissez Supprimer. Même vide, une colonne occupe de la place.
3
Videz la corbeille de la table
Étape essentielle : les lignes supprimées partent d'abord dans la corbeille, où elles continuent d'être comptées. Ouvrez le menu de la table (icône en haut à droite), puis Ouvrir la corbeille. Sélectionnez les lignes à effacer et confirmez leur suppression définitive. Tant que la corbeille n'est pas vidée, la place n'est pas libérée. La corbeille est propre à chaque table : répétez l'opération pour chaque table nettoyée.
Astuce. Pour tout sélectionner d'un coup dans la corbeille, cliquez la première ligne, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez la dernière ligne : toute la plage est sélectionnée.
Alléger l'espace disque
Pour l'espace disque, ce sont vos pièces jointes qu'il faut viser : anciennes captures d'intervention, reçus, documents scannés qui s'empilent au fil des mois.
1
Ouvrez le champ pièce jointe
Repérez les fichiers dont vous n'avez plus besoin.
2
Supprimez les fichiers inutiles
Le poids d'un fichier supprimé est aussitôt décompté de votre espace disque.
3
Ouvrez la corbeille de la table
Ouvrez le menu de la table (icône en haut à droite), puis Ouvrir la corbeille.
4
Supprimez définitivement les lignes
Sélectionnez les lignes à effacer et confirmez leur suppression définitive. Tant que la corbeille n'est pas vidée, le poids des fichiers reste compté. La corbeille est propre à chaque table : répétez l'opération pour chaque table nettoyée.
Ce ménage n'est pas réservé au propriétaire du compte. Les données d'un espace sont rattachées au compte propriétaire, mais tout utilisateur qui supprime des données libère bien de l'espace sur ce compte, quel que soit son rôle.
Supprimer un espace de travail devenu inutile
Le geste le plus radical : un espace de travail créé pour des essais conserve toutes ses lignes, toutes ses colonnes et toutes ses pièces jointes. Le supprimer libère l'ensemble d'un seul coup. Ouvrez Informations sur l'espace de travail : le bouton de suppression se trouve tout en bas de l'écran.
Suppression immédiate et définitive. Il n'existe pas de corbeille pour les espaces de travail. Cette action n'est disponible que si vous êtes propriétaire de l'espace. Assurez-vous d'avoir exporté ce que vous souhaitez conserver avant de confirmer.
Ne confondez pas supprimer et archiver. Archiver un espace le retire seulement de vos vues « Tous » et « Favoris » : ses données restent stockées et continuent d'être comptées. Pour libérer réellement de la place, il faut supprimer.
Exporter vos données avant de supprimer
Vous ne voulez pas perdre vos données, seulement alléger votre espace actif ? Exportez-les avant toute suppression. TimeTonic vous permet d'envoyer vos données vers votre propre serveur via FTP, pour les conserver en dehors de la plateforme tout en gardant une trace complète. Vous supprimez ensuite en toute sérénité. Cette bonne pratique s'inscrit dans une gestion maîtrisée du cycle de vie de vos données : on conserve ce qui a de la valeur, on archive hors ligne, on ne garde en production que l'utile.
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Vérifier le résultat de votre nettoyage
Retournez sur l'écran Plan et Facturation pour mesurer l'effet de votre ménage sur les deux compteurs.
Les compteurs de volumétrie sont recalculés une fois par jour, pendant la nuit. Si les chiffres n'ont pas encore bougé juste après votre nettoyage, c'est normal : revenez les consulter le lendemain.
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