Zapier - Qu'est-ce que c'est et comment l'utiliser ?

Qu'est-ce que Zapier ?

Zapier est un service Web puissant qui permet de connecter facilement des applications entre elles.

Concrètement vous pouvez créer des règles (des "zaps") qui décrivent quelles "actions" (par exemple envoyer un email) appliquer lorsqu'un événement déclencheur (un "trigger") se produit dans une application (par exemple l'ajout une nouvelle ligne dans une table ou une modification ajoutant une ligne dans une vue filtrée de TimeTonic).

On est vraiment dans l’automatisation de tâches. Nous rencontrons tous les jours des situations redondantes et très chronophages comme ajouter un événement dans son agenda Google lorsqu'une date de renouvellement a été ajoutée à un contrat dans TimeTonic, envoyer automatiquement un tweet et un post LinkedIn et Facebook, notifier un décideur qu'une demande de validation d'achat ou de non-conformité vient d'être faite ... 

Aujourd’hui Zapier permet de connecter entre elles plus de 1000 applications utilisées quotidiennement, dont TimeTonic.

Comment connecter TimeTonic à Zapier ? 

Première étape vous devez créer votre compte zapier si vous ne l'avez pas encore fait. 

Rendez-vous sur Zapier : https://zapier.com.

Pour démarrer, cliquez sur le bouton rouge « Make a Zap » pour arriver sur la page de choix des triggers. Puis cliquez sur TimeTonic.

Création d’un trigger :

La première étape de la création d’un Zap consiste à créer un événement déclencheur (« Trigger »).

Dans votre liste d’apps, choisissez l’App TimeTonic.

Il existe 2 événements déclencheurs dans TimeTonic:

• La création d’une nouvelle ligne dans une table (« New table Row »)
• La création d’une nouvelle ligne dans une vue (« New Table Row in View  »)

Dans notre exemple, nous allons sélectionner le trigger "ajout d'une nouvelle dans une vue" (New Table Row in View). Cliquez ensuite sur le bouton "Save+Continue".

Il s'agit maintenant de connecter votre compte TimeTonic à Zapier. 

Cliquez sur le bouton "Connect an Account"

Vous devez saisir votre identifiant TimeTonic et votre clé API TimeTonic. Pour obtenir votre clé API, allez dans le profil de votre compte. Générez puis copiez votre clé API.

Entrez votre identifiant TimeTonic, suivi de la clé API copiée. 

L'écran suivant apparaît, si le compte a été trouvé. 

Vous pouvez tester la connexion en cliquant sur le bouton "Test"

 

Sélectionnez votre compte et cliquez sur le bouton "Save + Continue" 

Entrez maintenant les informations de votre trigger, à savoir l'ajout d'une nouvelle ligne dans une vue. Le 2^ième champ se met automatiquement à jour, une fois le carnet sélectionné, pour présenter les tables disponibles du carnet.

Idem pour le 3^ième champ qui présente les différentes vues de la table précédemment sélectionnée.

 

Ex : Dans le carnet CRM Projet et FDT, nous souhaitons voir dans la table des Projets et Opportunités CRM, la vue « Gagnées avec annonce ».

L’objectif est de créer une alerte, par l’envoi d’un email, au changement d’un statut d’une opportunité commerciale, lorsque celle-ci passe dans la position « Gagnée avec annonce ».

Nous avons bien sûr créé et sauvegardé auparavant cette vue dans TimeTonic avec le filtre "Statut commercial" est parmi « Gagnée avec annonce ». Ainsi à chaque fois que l'on change le statut d'une opportunité commerciale à « Gagnée avec annonce », la ligne apparaîtra automatiquement dans la bonne vue et cela déclenchera le "Trigger" que nous sommes en train de créer dans Zapier.

 

 

Attention : assurez-vous d'avoir au moins une ligne dans cette vue pour pouvoir créer votre zap car Zapier doit avoir un échantillon du résultat du trigger.

De retour dans Zapier, sélectionnez ensuite ce jeu d'essai pour initialiser votre Zap ("New Table row in view A").

Cliquez sur le bouton "Continue" pour terminer la création du Zap

Il faut maintenant créer une étape d'action pour ce nouveau Zap ! 

Cliquez sur le bouton "Add a Step" ou directement sur le lien présenté pour accéder à la fenêtre suivante qui permet de sélectionner l'action.

Dans notre exemple, nous allons sélectionner la messagerie Gmail, pour envoyer une alerte sur une adresse mail, qui m’informera qu’une nouvelle opportunité commerciale vient d’être gagnée.

• Sélectionnez « Send Email» pour créer et envoyer un nouveau message mail, ensuite cliquer sur le bouton « Save + Continue »

Sur l'écran suivant, cliquez sur le bouton "Connect an account" pour connecter un compte de messagerie Gmail avec Zapier, puis "Save + Continue"

Création d’un gabarit de message de mail à envoyer

• La page suivante décrit toutes les rubriques pour créer un gabarit de message mail.

• Saisie du/des destinataire(s) dans les champs « To», « Cc », « Bcc ». Il est possible d’aller chercher le destinataire dans un champs de la vue TimeTonic sélectionnée, en cliquant sur le pictogramme  , puis la colonne de la vue contenant l’adresse mail.
• Saisie de l’expéditeur « From» : par défaut celui de l’adresse de messagerie utilisée, ainsi que du sujet du mail «Nouvelle affaire gagnée ! 
• Ensuite la partie corps (« Body ») du message permet de personnaliser son message en insérant des champs issus de la vue et concernant la ligne sélectionnée.
  • En cliquant sur le picto en haut à droite de cette partie, vous pouvez aller rechercher (utiliser le moteur de recherche) et sélectionner un champ dans votre vue.
  • Ex : « Assignée à » pour le destinataire, « Opportunité » pour le nom de l’opportunité commerciale concernée, « Montant » pour indiquer le montant de la transaction.
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• Un document peut être également joint (« Attachement ») pour informer par exemple du bon de commande
• Cliquer ensuite sur le bouton « Continue » pour terminer la saisie du gabarit de mail.

• La page suivante présente une prévisualisation du message avant envoi.

Si le test se passe bien, le message suivant s’affiche :

Il faut attendre environ 5 minutes pour que la transaction s’effectue.

Dans le cas où une erreur se produit dans votre gabarit, Zapier vous informe de l’erreur et il est toujours possible de retourner dans le processus en allant directement à l’étape où s’est produit l’erreur dans le volet de navigation à gauche :

Ex : Erreur liée au champs « To » du gabarit, où la donnée renseignée n’est pas une adresse mail.  Aller dans Edit Template permet de retourner sur le gabarit et de modifier la manière dont est alimentée le champs « To ». 

Une fois le test réussi, vous pouvez cliquer sur le bouton « Finish »

Il ne reste plus qu’à activer le Zap !