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Il est possible d’associer la puissance d’Excel avec celle de TimeTonic afin d’automatiser ses carnets et profiter d’un horizon quasi infini de calculs.
En résumé, cela consiste à associer un fichier Excel avec une table TimeTonic, celui-ci effectuera des calculs en arrière-plan et intégrera le résultat dans un champ de la table.
Le principe est simple : vous pouvez définir des champs TimeTonic servant de valeurs d'entrée (= IN) dans Excel et des champs TimeTonic dont la valeur sera le résultat du calcul de votre fichier Excel (= OUT).
Retrouvez ci-dessous un exemple pour illustrer le fonctionnement de l'automatisation Excel.
Cas d'application : changement de statut en fonction d'un montant
Ici, on veut réaliser l'opération suivante :
Si le montant HT d'un projet est supérieur à 600,00 € alors son statut passe automatiquement en "Qualification".
Première étape
Créer un fichier Excel et préparer les cellules IN & OUT
Ici la cellule B2 fait office de IN pour le montant HT et la cellule B3 de OUT pour le Statut.
Remarque : gardez en tête le nom de la feuille du classeur
Une fois terminé, enregistrez le classeur Excel
Deuxième étape
Synchroniser le fichier Excel avec la table TimeTonic
Dans les options de la table, cliquez sur l'option Automatisation puis Automatisation avec Excel et téléchargez le fichier de synchro
Ici, on a téléchargé le fichier appelé "Synchro Projet".
Remarque : une table TimeTonic ne peut contenir qu'un seul fichier d'automatisation Excel à la fois. En télécharger un écrasera l'ancien
Troisième étape
Entrer les codes de synchronisation des colonnes
Cliquez sur les options de table :
Et sélectionnez "organiser les champs" :
On veut synchroniser la colonne HT avec notre fichier Excel, pour que le contenu de la cellule B2 soit remplacé par le contenu trouvé dans TimeTonic.
On va donc modifier la colonne "HT" et entrer le code de synchronisation du IN, c'est-à-dire in_Feuil1_B2 pour pointer vers la cellule B2 de la feuille Feuil1 du fichier Excel.
On va ensuite synchroniser la colonne "Statut" qui sera le OUT de notre fichier, le code de synchronisation est donc le suivant : out_Feuil1_B3
Résultat
L'automatisation avec Excel est complète. Le statut change automatique en fonction de prix HT renseigné.
Nous venons de voir un bref aperçu des possibilités offertes par l'Automatisation avec Excel, celles-ci sont presque illimitées, utilisez Excel pour modifier des dates automatiquement, changer des statuts, cocher des checkbox, envoyer des commentaires et des notifications, calculer des marges etc.
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