Tutoriel disponible

Dans TimeTonic, il est possible de préremplir certains champs d'un formulaire externe en passant des paramètres directement dans l'URL du formulaire. Cette méthode permet de personnaliser les formulaires pour chaque utilisateur ou contexte, sans que la personne ait à remplir manuellement les champs concernés.

Étape 1 : Préparer et partager un formulaire

1. Organiser la table source : créez une table contenant les informations nécessaires (par exemple, une liste d'événements). Ajoutez un champ permettant d'identifier chaque enregistrement de façon unique (par exemple « Identifiant » ou « Nom de l'intervention »). Assurez-vous que ce champ est unique pour éviter les doublons.
2. Configurer la table de formulaires : créez une table dédiée pour recueillir les données saisies via le formulaire. Ajoutez les colonnes correspondant aux champs à remplir (par exemple « Intervention », « Contrôle 1 », « Contrôle 2 »). Si nécessaire, liez une colonne à la table source pour associer les enregistrements (par exemple « Événement » liée à la table des événements).
3. Protéger les champs sensibles : configurez certains champs en lecture seule pour empêcher leur modification dans le formulaire.
4. Partager le formulaire : accédez à l'option « Partager le formulaire » dans TimeTonic, puis copiez le lien URL généré.

Étape 2 : Préremplir des champs via l'URL

Utilisez le lien copié à l'étape précédente comme base. Dans la table source, ajoutez une colonne de type Formule : la fonction CONCAT_URL génère alors une URL contenant les paramètres préremplis.

Pour un seul champ

À l'ouverture du formulaire, le champ ciblé s'insère automatiquement :

Pour plusieurs champs

Concaténez les paramètres dans la même formule :

Vous obtenez ainsi une URL unique pour chaque enregistrement de votre table source, permettant d'ouvrir un formulaire avec des champs déjà préremplis. Cette méthode automatise la saisie de données, personnalise les formulaires et réduit les erreurs humaines.

Combiner avec un QR code

Un QR code peut ouvrir directement un formulaire préparé selon la méthode ci-dessus. Ça combine deux fonctionnalités : la colonne QR code (qui pointe vers un Permalien) et le préremplissage d'un formulaire via l'URL.

Le principe : pointer vers un Permalien

La colonne QR code représente la valeur d'une autre colonne sous forme de QR code. Ciblez de préférence une colonne de type Permalien plutôt qu'une URL directe : ça évite d'avoir à régénérer le QR code à chaque fois que la valeur ciblée change.

Exemple d'usage

Un formulaire vierge est associé à chaque équipement, pour y déclarer un incident. Le nom et la catégorie de l'équipement doivent être préremplis automatiquement dans le formulaire.

Prérequis :

1. Relier deux tables : une table de liste d'équipement et une table de formulaire.
2. Sur la table de formulaire, disposer d'une colonne de lien paramétrée en sélection et en lien unique.
3. Ajouter les autres colonnes permettant à l'utilisateur de renseigner les éléments manquants (par exemple, la description de l'incident).

Une fois le QR code scanné, l'utilisateur accède à un formulaire où une partie des champs sont déjà remplis : il ne lui reste qu'à compléter le reste. À la validation, une nouvelle ligne est créée dans la table de formulaire, avec les éléments préremplis et les informations saisies.

Afficher le QR code dans le SmartText

Pour afficher l'image d'un QR code dans l'éditeur de SmartText, insérez la variable correspondante (ex. $[QR code → Image]), puis activez l'icône Image dans la barre de l'éditeur. En mode aperçu, chaque ligne affiche automatiquement le QR code lié.