Ajoutez des paramètres à l'URL d'un formulaire de création : il s'ouvre avec des champs déjà remplis. La personne complète le reste, puis valide.
Cette astuce s'applique au formulaire de création, aussi appelé formulaire vierge. Il ajoute une nouvelle ligne. Pour modifier une ligne existante, utilisez la colonne Formulaire externe.
Chaque ligne d'une table reçoit son propre lien de formulaire. Le lien transmet les valeurs de la ligne au formulaire.
Une saisie plus rapide
La personne ne tape que ce qui manque. Les informations connues sont déjà là.
Moins d'erreurs
Les valeurs viennent de la table. Personne ne les recopie à la main.
Une ligne reliée d'office
La nouvelle ligne arrive déjà liée à la bonne fiche, par exemple au bon équipement.
Exemple suivi dans cet article. Chaque équipement a son formulaire de déclaration d'incident. Le nom et la famille de l'équipement s'affichent déjà remplis.
2. Comment préparer les deux tables ?
Il faut une table source et une table de formulaire, reliées entre elles. La table source fournit les valeurs. La table de formulaire reçoit les réponses.
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Préparez la table source
Exemple : la table Équipements, avec le nom et la famille de chaque équipement.
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Créez la table de formulaire
Exemple : la table Incidents. Elle reçoit une ligne par formulaire validé.
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Reliez-la à la table source
Ajoutez une colonne Lien vers une autre table vers Équipements. Réglez-la en sélection et en lien unique.
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Ajoutez les colonnes à remplir
Exemple : la famille de l'équipement et la description de l'incident.
5
Relevez le code des colonnes à préremplir
Dans la table de formulaire, notez le code de chaque colonne concernée. Il sert de clé dans l'URL.
3. Comment préparer et partager le formulaire ?
Le formulaire part d'une vue de la table de formulaire. Verrouillez d'abord les champs préremplis, puis copiez le lien.
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Créez une vue
Dans la table de formulaire, créez une vue dédiée au formulaire.
2
Passez les champs préremplis en lecture seule
Dans les restrictions de la vue, passez-les en lecture seule. La personne ne peut plus les modifier.
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Personnalisez le formulaire
Titre, logo, mot de fin : tout se règle dans l'éditeur visuel.
4
Copiez l'URL du formulaire
Ouvrez Partager le formulaire, puis copiez le lien. Il sert de base à la formule.
4. Comment construire l'URL avec CONCAT_URL ?
Dans la table source, ajoutez une colonne Formule. La fonction CONCAT_URL() colle l'URL du formulaire et les valeurs de la ligne. Le résultat est un lien cliquable.
4.1 La règle des paramètres
Chaque champ prérempli ajoute un paramètre à la fin de l'URL. Un paramètre suit toujours la même forme.
Élément
Rôle
&
Sépare les paramètres. Il précède chaque paramètre ajouté.
Code de la colonne
La clé : le code de la colonne à remplir, dans la table de formulaire.
=
Attribue la valeur à la clé.
Valeur
La colonne de la table source qui fournit la valeur, ligne par ligne.
4.2 Préremplir un seul champ
Remplacez l'URL, le code et le nom de colonne par les vôtres :
CONCAT_URL("<URL du formulaire>", "&code_colonne_table_du_formulaire=", Colonne)
À l'ouverture du formulaire, le champ ciblé est déjà rempli :
4.3 Préremplir plusieurs champs
Répétez le paramètre dans la même formule, un par champ.
CONCAT_URL("<URL du formulaire>", "&code_colonne_1_table_du_formulaire=", Colonne1, "&code_colonne_2_table_du_formulaire=", Colonne2)
Astuce. Ouvrez le lien d'une ligne pour vérifier le préremplissage avant de diffuser les liens.
5. Que se passe-t-il quand la personne valide le formulaire ?
La validation crée une nouvelle ligne dans la table de formulaire. Elle contient les valeurs préremplies et les réponses saisies.
Les valeurs préremplies
Elles arrivent telles quelles. La colonne Lien vers une autre table relie déjà la ligne au bon équipement.
Les réponses saisies
Elles complètent la ligne, par exemple la description de l'incident.
6. Comment ouvrir le formulaire prérempli avec un QR code ?
Collez un QR code sur chaque équipement. Un scan ouvre le formulaire, déjà rempli pour cet équipement.
La colonne QR code représente la valeur d'une autre colonne. Ciblez une colonne Permalien plutôt qu'une URL directe. Le QR code reste alors valable quand la valeur change.
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Créez la colonne de l'URL préremplie
C'est la colonne Formule CONCAT_URL du chapitre 4.
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Ajoutez une colonne Permalien
Faites-la pointer vers la colonne de l'URL préremplie. À CONFIRMER : la réponse validée du 25-08 cite une colonne Formulaire externe comme cible du Permalien. La colonne Formule CONCAT_URL est-elle une cible possible ?
3
Ajoutez une colonne QR code
Faites-la pointer vers la colonne Permalien. Imprimez ensuite les QR codes.
7. Questions fréquentes
Comment préremplir plusieurs champs ?
Ajoutez un paramètre par champ dans la même formule CONCAT_URL. Un paramètre suit toujours la même forme : le signe &, le code de la colonne, le signe =, puis la valeur. Chaque paramètre remplit un champ du formulaire de création à son ouverture.
La personne peut-elle modifier un champ prérempli ?
Oui, sauf si vous l'en empêchez. Dans la vue du formulaire, passez la colonne en lecture seule. Le champ s'affiche alors rempli mais verrouillé. C'est le réglage conseillé pour la colonne Lien vers une autre table. La nouvelle ligne reste ainsi reliée à la bonne fiche.
Quelle différence avec la colonne Formulaire externe ?
Le formulaire de création ajoute une nouvelle ligne à la table. La colonne Formulaire externe ouvre une ligne existante pour la modifier. Le préremplissage par l'URL sert donc à créer des lignes déjà reliées à la bonne fiche. Pour faire modifier une ligne existante, envoyez plutôt le lien de la colonne Formulaire externe.
Aller plus loin
Vue formulaire de création
Créer de nouvelles lignes avec un formulaire partageable.