La colonne Formulaire externe crée un lien sécurisé pour chaque ligne de la table. Une personne externe ouvre ce lien et modifie la ligne, sans ouvrir votre espace de travail.
Le formulaire externe modifie une ligne existante. Pour créer de nouvelles lignes, utilisez plutôt la vue formulaire de création.
Le formulaire externe est un type de colonne. Vous l'ajoutez dans la table dont les lignes doivent être modifiées.
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Insérez une nouvelle colonne
Ouvrez la table, puis ajoutez une colonne.
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Choisissez le type Formulaire externe
Dans la liste Type, cherchez puis sélectionnez Formulaire externe.
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Réglez les options
L'onglet Options regroupe le bouton, la vue appliquée, les visuels et la sécurité.
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Validez
Cliquez sur Insérer le champ. Chaque ligne reçoit son propre lien.
2. Quelles options sont cochées par défaut ?
À la création de la colonne, deux options de sécurité sont déjà cochées. Le lien sert une seule fois. Le destinataire doit se connecter à TimeTonic. Les autres options sont décochées.
Jeton à usage unique : coché
Le lien cesse de fonctionner une fois utilisé. Chaque enregistrement génère un nouveau lien.
Authentification requise : cochée
Le destinataire saisit son identifiant et son mot de passe TimeTonic. Vous savez ensuite qui a modifié la ligne.
Protection par captcha invisible : non cochée
Cochez-la pour bloquer les robots, surtout si le lien circule largement.
Un destinataire sans compte TimeTonic ne peut pas ouvrir le formulaire. Décochez Authentification requise pour ce cas, et cochez plutôt le captcha invisible.
3. Quelles options régler dans la fenêtre de la colonne ?
L'onglet Options contient neuf réglages. Les numéros du tableau correspondent à ceux de la capture. Le champ 6 disparaît quand l'option 5 est cochée.
#OptionDescription
1Transformer en boutonAffiche le lien sous forme de bouton cliquable dans la cellule. Vous choisissez son nom et sa couleur de fond.
2Appliquer la configuration de la vueApplique une vue formulaire au formulaire externe. Le formulaire reprend ses champs visibles et sa mise en page.
3Colonne source du logoChaque ligne affiche son propre logo, lu dans la colonne choisie. Ce logo remplace celui de la vue formulaire.
4Colonne source de la couvertureChaque ligne affiche sa propre couverture, lue dans la colonne choisie. Elle remplace celle de la vue formulaire.
5Colonne source de la redirectionChaque ligne redirige vers sa propre adresse, lue dans la colonne choisie.
6URL de redirectionAdresse ouverte après l'enregistrement, la même pour toutes les lignes. L'option 5 la remplace par une colonne.
7Jeton à usage uniqueCoché par défaut. Le lien cesse de fonctionner une fois utilisé.
8Protection par captcha invisibleNon cochée par défaut. Bloque les robots sans rien demander au destinataire.
9Authentification requiseCochée par défaut. Le destinataire se connecte avec son compte TimeTonic.
Les options 3, 4 et 5 ajoutent chacune une liste. Choisissez-y la colonne qui contient le logo, la couverture ou l'adresse.
4. Où régler le titre, le logo et les boutons du formulaire ?
Titre, description, logo, couverture, mot de fin, libellés et regroupement ont quitté la fenêtre de la colonne. Ils se règlent dans une vue formulaire, avec l'éditeur visuel. Choisissez ensuite cette vue dans l'option 2, Appliquer la configuration de la vue.
Guide de référence
Vue formulaire de création : configurer le formulaire avec l'éditeur visuel
En-tête avec logo et couverture, mot de fin, barre des boutons, regroupement par étapes.
5. Comment changer le nom affiché d'une colonne dans le formulaire ?
Ouvrez la fenêtre de la colonne, puis l'onglet Avancé. Le champ Étiquette remplace le titre de la colonne à l'affichage. Ce réglage existe sur tous les types de colonnes. Il s'applique aux formulaires externes, aux formulaires vierges et aux vues fiche.
6. Comment envoyer le formulaire à une personne externe ?
Chaque ligne affiche son lien dans la cellule de la colonne. Copiez ce lien, puis envoyez-le à la personne concernée. Avec le jeton à usage unique, envoyez un nouveau lien pour chaque nouvelle modification.
Besoin d'un formulaire qui crée une ligne avec des champs déjà remplis ? Utilisez la vue formulaire de création et son URL : préremplir un formulaire via l'URL.
7. Comment diffuser le formulaire avec un QR code ?
Imprimez un QR code par ligne, sur un équipement, un dossier ou une affiche. Un scan ouvre le formulaire externe de cette ligne.
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Ajoutez une colonne Permalien
Faites-la pointer vers la colonne Formulaire externe.
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Ajoutez une colonne QR code
Dans l'onglet Options, choisissez la colonne Permalien comme colonne ciblée.
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Diffusez les QR codes
Chaque QR code ouvre le formulaire de sa propre ligne.
Pourquoi passer par un Permalien ? Le QR code reste valable quand la valeur ciblée change. Inutile de le régénérer ni de le réimprimer.
Guide de référence
QR code
Créer une colonne QR code et choisir la donnée qu'elle représente.
Le jeton à usage unique est coché par défaut. Le lien cesse donc de fonctionner après un premier enregistrement. Chaque enregistrement génère un nouveau lien dans la cellule de la colonne. Envoyez ce nouveau lien à votre destinataire. Pour un lien réutilisable, décochez Jeton à usage unique dans la fenêtre de la colonne.
Mon destinataire n'a pas de compte TimeTonic. Que faire ?
Authentification requise est cochée par défaut : le destinataire doit se connecter avec un compte TimeTonic. Sans compte, il ne peut pas ouvrir le formulaire. Décochez Authentification requise dans la fenêtre de la colonne. Cochez plutôt la protection par captcha invisible, qui bloque les robots sans rien demander au destinataire.
Formulaire externe ou vue formulaire de création ?
Le formulaire externe modifie une ligne existante : chaque ligne reçoit son propre lien. La vue formulaire de création ajoute une nouvelle ligne à chaque validation. Choisissez le formulaire externe pour faire compléter une fiche. Choisissez la vue formulaire de création pour recueillir de nouvelles demandes.
Aller plus loin
Vue formulaire de création
Créer de nouvelles lignes avec un formulaire partageable.