La colonne Document Automatique permet de générer automatiquement des fichiers Excel ou Word préremplis avec les données d'une table. Créé un modèle pour une facture, un devis ou tout autre document administratif, TimeTonic
Ainsi, dans la colonne créée apparaitra un URL vous permettant de télécharger directement le document prérempli. Pièces-jointes
Prérequis pour « Document automatique »
Pour utiliser Document automatique, commencez par le guide adapté à votre modèle.
Ces articles expliquent la préparation du modèle, le mappage des champs et les bonnes pratiques.
Configuration de la colonne Document Automatique
1. Création d’une colonne Document Automatique
➡️ Insertion d'une nouvelle colonne
- Cliquez sur "Ajouter une colonne" et sélectionnez Document Automatique.
1️⃣ Sélection du modèle à utiliser
Deux possibilités :
- Vous pouvez importer un modèle Word ou Excel pour l'utiliser en tant que fichier prérempli.
- Vous pouvez stocker un modèle dans une colonne de type Pièce jointe et l’utiliser dynamiquement.
2️⃣ Définir une colonne de sauvegarde (optionnel)
-
Si vous souhaitez
que le fichier généré
soit automatiquement
stocké sur votre
table,
choisissez une colonne
de type
Pièce jointe.
👉 Pour en savoir plus, consultez l’article Comprendre le champ Pièce jointe .
3️⃣ Vue spécifique
- Vous pouvez associer votre document à une vue spécifique dans la base.
4️⃣ Personnalisation du nom des fichiers générés
Deux options sont possibles :
-
- Nom dynamique : utilisez une colonne contenant un numéro de facture ou une concaténation de texte.
- Nom fixe : tous les fichiers générés auront le même nom.
5️⃣ Exportation en PDF
- Cochez l'option "Exporter au format PDF" pour convertir le document .doc généré directement en PDF.
View table :
2. Options d’affichage et personnalisation
1️⃣ Remplacer l’URL par un bouton
- Activez l’option "Transformer en bouton" pour améliorer l'affichage en vue fiche.
2️⃣ Personnalisation du texte du bouton
- Donnez un nom au bouton (ex : "Générer PDF").
3️⃣ Choix de la couleur
- Sélectionnez une couleur pour distinguer le bouton dans l’interface.
Conclusion
Grâce à cette configuration, la gestion et l’automatisation de vos documents deviennent simples, efficaces et flexibles. Que ce soit pour générer des factures, devis, contrats ou tout autre document administratif, cette fonctionnalité optimise vos processus !