Document automatique

Vous pouvez dorénavant générer automatiquement vos modèles Excel ou Word et pour cela rien de plus simple !

Si vous avez déjà créé un modèle pour une facture, un devis ou tout autre document administratif, TimeTonic vous facilite la vie en vous permettant de créer une colonne directement liée à ce modèle. 

Ainsi, dans la colonne créée apparaitra un URL vous permettant de télécharger directement le document pré-rempli. 

Procédé

Autodoc avec modèle pré-enregistré

Commencez par insérer une nouvelle colonne.

Sélectionnez une colonne de type Document Automatique via la fenêtre pop up qui apparait : 

Sélectionnez ensuite le template que vous voulez télécharger automatiquement. (Ici nous utiliserons le modèle "Autotest.docx", un modèle de facture).

Vous pouvez dorénavant exporter automatiquement vos données avec vos modèles sur chaque ligne de votre table. 

Avec l'option nom du bouton, vous pouvez transformer le lien en bouton :

Autodoc à partir d'une colonne de type pièce jointe

Tout d'abord insérez dans la table une colonne de type Pièce jointe et ajouter votre modèle (Word ou Excel) dedans (Attention : un seul modèle par colonne)

Ensuite, de la même façon que précédemment, insérez une nouvelle colonne de type "Document automatique" et cochez l'option "Utiliser une colonne comme modèle pour l'export"

Sélectionnez ensuite dans Colonne de fichiers modèles à utiliser pour l'export la colonne de type pièce jointe dans laquelle vous avez ajouté votre modèle

Vous pouvez maintenant générer automatiquement vos documents grâce au modèle qui se trouve dans une colonne de la table

Dans le cas ou votre modèle change, supprimez l'ancienne version dans la colonne pièce jointe et ajoutez la nouvelle, puis dans les options de la colonne Document automatique cliquer sur Rafraîchir les liens de documents automatiques

Sauvegarde automatique du document

Dans les 2 cas, vous pouvez choisir d'enregistrer le document généré, directement dans une colonne de type pièce-jointe. 

Tout d'abord insérez dans la table une colonne de type Pièce jointe qui servira de destination aux documents générés.

Il suffit de choisir la colonne de type "Pièce jointe" pour la destination de sauvegarde des modèles :

2 choix s'offrent à vous : enregistrer le document sous sa forme originelle (Excel ou Word) ou bien directement en PDF. 

Pour sauvegarder en PDF, cochez la case "exporter au format PDF" : 

Nommer vos documents générés

Vous pouvez automatiquement nommer vos fichiers générés selon 2️⃣  méthodes.

En utilisant valeur d'une colonne

Vous pouvez nommer vos documents selon la valeur d'une colonne.

Par exemple, vous pouvez pointer vers une formule CONCAT() contenant par exemple "Facture" en constante et en récupérant un champ numéro automatique afin de numéroter vos factures générées. 

En constante

En saisissant directement le nom que vous désirez donner au document généré, tous les documents porteront le même nom.