La colonne Lien vers une autre table relie vos tables entre elles : depuis une fiche, vous accédez aux enregistrements liés et à leurs données en quelques clics. Cette colonne se règle à deux endroits, et cet article les prend dans l'ordre.
Pour configurer une colonne Lien vers une autre table, choisissez vers quel espace de travail et quelle table de cet espace vous souhaitez la lier. Les options numérotées sur la capture sont détaillées dans les chapitres qui suivent.
La cible du lien ne peut plus être modifiée après la création de la colonne. Pour relier une autre table, créez une nouvelle colonne Lien vers une autre table.
Les paramètres de la colonne Lien vers une autre table
Les paramètres de la colonne se règlent à deux endroits : la fenêtre de configuration, ouverte depuis l'en-tête de la colonne, qui regroupe deux onglets (Lien et Défaut) ; et le menu de la colonne sur la vue fiche, pour l'affichage des liens.
Fenêtre de configuration, onglet Lien
La cible du lien (espace de travail et table) et les six options qui décident ce que l'utilisateur peut faire dans la colonne : créer, sélectionner, limiter à un seul lien, interdire le détachement, filtrer. Voir les options.
Fenêtre de configuration, onglet Défaut
La valeur par défaut, pour préremplir le lien à la création d'une ligne, par exemple avec le membre qui la crée. Voir la valeur par défaut.
Menu de la colonne, sur la vue fiche
La présentation des liens (table, tuiles, étiquettes) et la vue de la table liée à afficher. Ce réglage se fait depuis la fiche, pas dans la fenêtre de configuration. Voir l'affichage en vue fiche.
Les options de la colonne Lien vers une autre table
Les six réglages de l'onglet Lien, dans l'ordre de la capture. Chaque numéro renvoie à son chapitre.
#OptionCe qu'elle fait
1Création uniquement + Supprimer la ligne à la suppression du lienLa colonne ne sert qu'à créer de nouveaux enregistrements dans la table liée. La sous-option apparaît une fois la case cochée. Voir le détail
2Sélection uniquementLa colonne ne sert qu'à choisir un enregistrement existant. Voir le détail
3Lien uniqueUne seule valeur par cellule. Voir le détail
4Interdire le détachementOn peut ajouter des liens, plus en retirer. Voir le détail
5Filtre de sélectionRestreint la liste des enregistrements proposés, par valeur de colonne ou par lien partagé. Voir le détail
6Condition du filtreLa règle appliquée par le filtre de sélection. Obligatoire dès qu'un filtre est choisi. Voir le détail
Création uniquement
Avec Création uniquement, la colonne n'autorise que la création de nouveaux enregistrements dans la table liée. La sélection d'un enregistrement existant n'est pas proposée. C'est le réglage des données qui n'existent que pour la fiche courante : les lignes d'un devis, les étapes d'un dossier, les relevés d'une intervention.
Sous-option : supprimer la ligne à la suppression du lien
Cette case n'apparaît que lorsque Création uniquement est cochée. Une fois cochée, la suppression d'un lien entraîne la suppression automatique de l'enregistrement lié, dans les deux sens de la relation. Laissée décochée, supprimer le lien retire seulement le lien : l'enregistrement reste dans sa table.
Exemple : une table Devis contient des lignes de service liées à chaque devis. Avec cette sous-option activée, supprimer une ligne de service dans le devis supprime automatiquement la ligne correspondante dans la table Services. Chaque suppression est tracée dans l'historique des modifications et reste restaurable depuis la corbeille de la table.
Attention : la suppression de la ligne parente n'entraîne pas la suppression des lignes liées. Dans l'exemple ci-dessus, supprimer le devis ne supprime pas ses lignes de service.
Sélection uniquement
Avec Sélection uniquement, la colonne n'autorise que le choix d'une valeur existante dans la table liée. L'utilisateur ne peut pas créer d'enregistrement depuis la colonne.
Quand l'utiliser
Quand la table liée est un référentiel tenu à part : catalogue de produits, liste de clients, liste de sites. Les fiches pointent vers des entrées validées, sans doublon créé à la volée.
Avec un filtre de sélection
Combinée à l'option Filtre de sélection, elle limite le choix aux seuls enregistrements pertinents pour la fiche courante.
Lien unique
Avec Lien unique, la cellule n'accepte qu'un seul lien. C'est le réglage des relations « un pour un » vues depuis la fiche : une opportunité n'a qu'un client, une intervention n'a qu'un site, une commande n'a qu'une adresse de livraison.
Sans cette option, une cellule de colonne Lien vers une autre table peut contenir autant de liens que nécessaire : c'est le cas des normes appliquées à une intervention ou des membres affectés à une tâche.
Interdire le détachement d'un lien
L'option Interdire le détachement rend une colonne Lien vers une autre table ouverte à l'ajout mais fermée au retrait. Les utilisateurs peuvent continuer à relier de nouveaux enregistrements, mais aucun lien déjà présent ne peut plus être enlevé de la fiche.
C'est un réglage de conception, à poser par la personne qui construit l'espace de travail. Il garantit que l'utilisateur final ne puisse pas défaire, en cours de processus, un lien que le métier considère comme acquis.
L'option se coche dans la fenêtre de configuration de la colonne, onglet Lien, sous Lien unique (n°4 sur la capture).
Ce que cela change à l'écran
L'option masque toutes les actions qui détachent un lien existant. Ce qui disparaît dépend de la présentation choisie pour la colonne sur la vue fiche et dans la vue table.
Présentation
Ce qui disparaît
Vue Étiquette
La croix de suppression du lien, affichée sur chaque étiquette.
Vue tuiles
La croix de suppression du lien, en bout de ligne.
Vue Table
L'option de suppression du lien, dans le menu du clic droit.
Le bouton d'ajout reste en place dans les trois présentations : la création d'un enregistrement et la sélection d'un enregistrement existant continuent de fonctionner normalement.
La portée exacte du réglage
Personne ne voit plus la croix, pas même le propriétaire
Le propriétaire et les administrateurs de l'espace sont logés à la même enseigne que les autres. Leur seule différence est l'accès à la configuration de la colonne, où l'option peut être décochée.
Le réglage reste réversible pour qui peut configurer la colonne. Décocher l'option rend à nouveau détachables tous les liens déjà posés. Si la colonne doit rester protégée dans la durée, restreignez qui peut modifier sa configuration : voir Définir les droits des membres d'un espace de travail.
Deux cas d'usage
Tracer les normes appliquées à une intervention
Une fiche d'intervention porte une colonne Lien vers une autre table, reliée à une table de points de contrôle ou de normes. L'intervenant relie ce qu'il a réellement appliqué. S'il en a oublié un, il l'ajoute, mais il ne peut plus retirer un point déjà déclaré : le dossier ne peut que se compléter.
Conserver la chaîne des personnes affectées
Une colonne Lien vers une autre table relie une intervention aux membres de l'équipe. On peut ajouter un renfort en cours de route, mais personne ne peut effacer qui a été affecté. La fiche garde la trace de tous les intervenants.
Cette option protège le lien, pas la ligne : elle n'empêche ni la modification des autres champs, ni la suppression de la ligne elle-même. Pour choisir entre les différents niveaux de protection, voir Choisir le bon niveau de protection.
Filtre de sélection et sa condition
Le Filtre de sélection (n°5) restreint la liste des enregistrements proposés dans la colonne. Il s'appuie sur les relations déjà en place entre vos tables. Deux modes existent :
Filtrer par valeur de colonne
La liste ne propose que les enregistrements dont une colonne correspond à une valeur de la fiche courante. Exemple : dans une opportunité, ne proposer que les contacts du client déjà sélectionné.
Filtrer par lien partagé
La liste ne propose que les enregistrements reliés à un même troisième enregistrement, quand deux tables ne sont pas liées directement mais par l'intermédiaire d'une autre. Exemple : dans une fiche élève, ne proposer que les enseignants de la classe choisie.
Dès qu'un filtre est choisi, la condition (n°6) devient obligatoire : c'est la règle que le filtre applique, par exemple Contact.Client = Opportunités.Client. TimeTonic vous propose les colonnes de référence disponibles.
Le filtre de sélection se distingue de la sélection conditionnelle, qui sert aux arborescences strictes (département, puis ville, puis quartier) avec des colonnes de type Sélection. Le tableau comparatif de l'article dédié aide à choisir.
Article dédié
Filtres de sélection par la colonne de lien
Prérequis, configuration pas à pas, exemples en vidéo et comparaison avec la sélection conditionnelle.
Onglet Défaut : préremplir le lien automatiquement
Dans l'onglet Défaut de la fenêtre de configuration de la colonne Lien vers une autre table, vous pouvez choisir une valeur par défaut qui préremplit automatiquement la colonne à la création d'un nouvel enregistrement :
Valeur par défautEffet
User IDLie automatiquement la ligne créée au membre de l'espace de travail qui l'a créée.
Workspace codeLie automatiquement la ligne créée à l'espace de travail lui-même.
Exemple : identifier automatiquement le collaborateur d'une ligne. Si votre colonne Lien vers une autre table pointe vers la table technique Workspace members (générée automatiquement pour chaque espace de travail, elle liste les membres qui y ont accès) et que sa valeur par défaut est réglée sur User ID, chaque nouvelle ligne créée dans la table est automatiquement liée au membre de l'espace qui vient de la créer. C'est la méthode recommandée pour associer une ligne à son créateur sans saisie manuelle, plutôt que de taper un identifiant en texte libre.
Afficher les liens en vue fiche
Une fois votre colonne Lien vers une autre table créée et configurée, vous pouvez définir vers quelle vue de la table liée elle doit pointer, et choisir comment les liens s'affichent sur la vue fiche. Ces deux réglages se font depuis la fiche, par le menu de la colonne (les trois points à droite de son nom), et non dans la fenêtre de configuration.
Configurez l'affichage des liens sur une vue (ex. : « par défaut », « admin », « utilisateur ») selon la visibilité des données que vous souhaitez afficher sur cette fiche. Cette configuration est indispensable pour donner accès à la sélection ou à la création de lien depuis l'application mobile de TimeTonic.
Trois présentations sont disponibles :
Vue Table
Affiche les liens en mode table pour disposer d'un maximum d'informations en un coup d'œil. À privilégier pour afficher beaucoup de liens et beaucoup de champs en vue fiche.
Vue tuiles
Affiche les liens en mode tuiles, pour un rendu esthétique reprenant les informations essentielles. À privilégier pour afficher quelques liens et peu de champs en vue fiche.
Vue Étiquette
Affiche les liens en mode étiquette, sans information supplémentaire. À privilégier pour afficher beaucoup de liens sans afficher aucun champ en vue fiche.
Aller plus loin
La colonne Lien vers une autre table est le point de départ de plusieurs mécanismes de TimeTonic. Les articles suivants prennent le relais.
Colonne liée
Colonne d'une table liée
Afficher dans votre table une colonne de la table liée, sans la ressaisir.