Le 2FA ajoute un code à usage unique en plus de votre mot de passe. Il est disponible à partir du plan Business, comme le SSO. Activez-le sur tous les comptes, sans exception : un seul compte sans second facteur suffit à ouvrir la porte.

Pour aller plus loin → Authentification double facteur (2FA)

Au minimum 12 caractères, idéalement 16, avec majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux. Évitez tout mot devinable : votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre entreprise. Changez-le immédiatement si vous avez un doute, et régulièrement en dehors de tout incident. Un gestionnaire de mots de passe vous évite de les retenir.

Pour aller plus loin → Sécuriser les comptes de votre organisation

Depuis votre profil, utilisez l'option Déconnecter vos autres sessions. Elle détruit toutes vos sessions en cours, web, mobile et API. Attention : vos clés API cessent de fonctionner, il faudra les régénérer.

Pour aller plus loin → Éditer mon profil et mes options

Un accès qui n'est plus utilisé reste un accès exploitable en cas de compromission de votre compte : retirez-vous de l'espace, ou demandez qu'on vous en retire.

Attention au bon endroit. Depuis Compte → Invitations reçues, le bouton Annuler vous fait bien sortir de l'espace, mais l'action est réversible : la ligne repasse en « Pas acceptée » et un clic sur Accepter vous redonne l'accès. Ce n'est donc pas une révocation.

Pour sortir définitivement, ouvrez l'espace et cliquez sur l'icône Membres en haut à droite. Si vous y êtes Admin, une icône corbeille apparaît sur votre propre ligne et vous permet de vous retirer, définitivement. Si vous y êtes Utilisateur, seul le propriétaire ou l'administrateur qui vous a invité peut le faire.

Pour aller plus loin → Gérer vos invitations · Définir les droits des membres

Créez une colonne de type Champ crypté. Elle stocke des informations sensibles chiffrées, accessibles uniquement via un mot de passe défini à la création du champ, indépendant de votre mot de passe de compte. Les données sont chiffrées y compris dans la base de données côté serveur. Ne stockez jamais un identifiant en clair dans un champ texte.

Pour aller plus loin → Champ crypté

À trois endroits différents, qui ne se remplacent pas. C'est le piège le plus fréquent : protéger le formulaire ne protège pas la pièce jointe qu'il contient.

1. Sur une vue formulaire partagée : bouton Partager, puis Modifier les options.
2. Sur un champ de type Formulaire externe : onglet Options du champ.
3. Sur un champ Pièces jointes : onglet Options du champ.

Vérifiez les trois, systématiquement.

Pour aller plus loin → Vérifier vos partages externes

Sur un champ de type Formulaire externe, cochez Jeton à usage unique dans les options. Le lien cesse de fonctionner après la première soumission. C'est la protection à privilégier quand vous envoyez un formulaire par e-mail : un lien transféré, ou retrouvé dans une boîte mail des mois plus tard, n'ouvre plus rien.

Pour aller plus loin → Formulaire externe

Ouvrez la fenêtre Partager de la vue concernée et cliquez sur Supprimer l'URL de partage de la vue. Le lien cesse immédiatement de fonctionner, pour tout le monde.

Pour aller plus loin → Révoquer un accès

La restriction se règle vue par vue, dans la fenêtre Restriction sur les champs. Chaque champ y prend l'un des trois niveaux : Lecture / Écriture, Lecture seule ou Invisible. Pensez à cocher Masquer également en mode fiche, sinon le champ réapparaît quand on ouvre l'enregistrement.

Deux autres mécanismes dépendent de l'état de la ligne plutôt que du lecteur : la visibilité conditionnelle et la lecture seule conditionnelle.

Pour aller plus loin → Choisir le bon niveau de protection · Restreindre l'accès d'une colonne par vue

Deux causes très fréquentes.

Les colonnes de lien. Une colonne de lien affiche les enregistrements d'une autre table à travers une vue de cette table. Si aucune vue n'y est sélectionnée, l'utilisateur atteint depuis la fiche des données que vous aviez masquées. Le réglage se fait colonne de lien par colonne de lien.

La configuration n'a pas été verrouillée. Sans Verrouiller les paramètres de la vue, un utilisateur peut retirer un filtre ou réafficher une colonne.

Pour aller plus loin → Sélection de la vue sur une colonne de lien · Verrouiller les options d'une vue

Créez une colonne de formule avec APPLY_MASK(). Le masque utilise @ pour afficher un caractère et X pour le masquer.

N'affiche que les quatre derniers caractères.

Combinez-la avec le passage de la colonne d'origine en Invisible : sans cela, le masque ne protège rien.

Pour aller plus loin → APPLY_MASK()

Combinez une vue filtrée sur l'identifiant utilisateur et un rôle restreint. Pour aller plus loin, projetez cette vue dans un espace de travail miroir dédié : la personne travaille alors dans un espace qui ne contient que ce qui la concerne.

Pour aller plus loin → Utiliser l'ID utilisateur comme valeur par défaut · Créer et utiliser une vue miroir

Depuis les Paramètres de votre compte, section Clés d'API (SessKey), cliquez sur Ajouter une nouvelle clé d'API. Donnez un nom à la clé, cochez les droits, saisissez le mot de passe de votre compte, puis confirmez.

Pour aller plus loin → Créer et gérer vos clés API (Sesskey)

Quatre droits se cochent indépendamment à la création : écrire dans TimeTonic, lire des données, lire des messages, lire les évènements du calendrier. Accordez uniquement ce dont l'intégration a besoin. Une intégration de reporting n'a aucune raison de pouvoir écrire.

Oui. Les droits de la clé définissent ce qu'elle peut faire, pas ce qu'elle peut voir. Une clé hérite du périmètre du compte qui l'a créée.

Pour restreindre le périmètre, créez un compte dédié, donnez-lui accès uniquement aux vues filtrées nécessaires, puis générez la clé depuis ce compte.

Pour aller plus loin → Créer un compte API restreint à des vues filtrées

Dans la liste des Clés d'API (SessKey), cliquez sur l'icône corbeille en face de la clé concernée. La clé cesse immédiatement de fonctionner, sans affecter les autres.

Nommez systématiquement vos clés d'après leur usage (api-make, api-n8n, api-reporting-client) : c'est ce qui vous permettra de supprimer la bonne, des mois plus tard.

Pour aller plus loin → Révoquer un accès

Passez en revue toutes vos vues partagées vers des outils tiers (Metabase, Zapier, Make, n8n, webhooks externes, FTP, automatisations IA) et limitez chaque flux aux seules colonnes strictement nécessaires. Une vue d'export dédiée vaut mieux qu'un partage de la table entière.

Pour aller plus loin → Données personnelles et données techniques · Partager les données de votre table

La réponse détaillée fait l'objet d'un article dédié.

Pour aller plus loin → TimeTonic stocke-t-il ma clé API OpenAI ou Mistral ?

Au-delà des noms et adresses e-mail, sont concernées les données techniques (adresses IP, URL de partage) et les traces d'activité : le panneau Modifications d'une fiche affiche l'ancienne et la nouvelle valeur de chaque champ, l'auteur et l'horodatage. Sans oublier le contenu libre où l'on ne pense pas à regarder : SmartText, commentaires, descriptions, notes.

Pour aller plus loin → Données personnelles et données techniques

Le principe est de ne collecter et de n'exposer que le strict nécessaire, dès la conception. Concrètement : une vue d'export ne contient que les colonnes utiles, un formulaire externe ne demande que les champs indispensables, une automatisation IA ne reçoit que le champ à traiter.

Évitez-le. Si c'est indispensable pour signaler un bug, utilisez un jeu de données de test, activez la protection par authentification sur l'enregistrement, et supprimez la vidéo dès qu'elle a servi.

Consignez la demande dans votre registre RGPD, avec la date, le demandeur, la nature des données et la suite donnée.

Pour aller plus loin → Vos obligations RGPD dans TimeTonic · Template registre RGPD

Contactez immédiatement le délégué à la protection des données (DPO) de TimeTonic : dpo@timetonic.com. En cas de violation avérée, le responsable de traitement dispose de 72 heures pour notifier la CNIL, via le téléservice de notification sur cnil.fr.

Pour aller plus loin → Révoquer un accès · RGPD