Comment synchroniser une boîte mail avec TimeTonic
TimeTonic vous permet de recevoir et envoyer vos emails directement depuis votre espace de travail. Centralisez tous vos échanges avec vos collaborateurs, partenaires et clients, puis rattachez-les à un CRM, à vos projets ou à vos dossiers.
Prérequis. La connexion d'une boîte mail nécessite l'authentification en deux étapes. Pour une boîte Gmail, vous devrez générer un mot de passe d'application. Pour une boîte Microsoft 365, une autorisation de votre administrateur peut être nécessaire.
La connexion se fait en trois temps : ajouter le module, définir un mot de passe de chiffrement, puis renseigner les comptes à rattacher.
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Ajouter le module Emails
Depuis l'espace de travail, cliquez sur Ajouter ou importer une nouvelle table, puis sélectionnez le module Emails.
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Définir le mot de passe de chiffrement
Ce mot de passe déverrouille le champ crypté dans lequel vous saisirez le mot de passe de votre compte mail. Conservez-le : il protège vos identifiants.
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Renseigner vos comptes email
Saisissez l'adresse, le mot de passe et les serveurs IMAP et SMTP, puis validez la configuration.
Les champs de configuration
Renseignez les comptes email que vous souhaitez rattacher à TimeTonic.
#ChampDescription
1EmailSaisissez l'adresse email à rattacher.
2PasswordMot de passe du compte email rattaché (pour Gmail, le mot de passe d'application).
3IMAP serverAdresse IMAP de votre serveur mail (réception des emails).
4SMTP serverAdresse SMTP de votre serveur mail (envoi des emails).
5Sent folderDossier dans lequel stocker vos emails envoyés.
6Configure emailBouton de validation de votre configuration.
7ErrorsIndique OK ou KO après l'étape de validation.
Champs optionnels (relai SMTP ou Microsoft 365)
8LoginIdentifiant de connexion (tenant Microsoft).
9Account modeTrois modes : Receiving Only (réception seule), Sending Only (envoi seul), ou Receiving and Sending (les deux).
Les champs 8 à 11 sont optionnels. Ils servent aux cas avancés : configurer un relai SMTP (avec Brevo ou Mailjet par exemple) pour de l'envoi en volume, ou utiliser un compte spécifique géré dans votre tenant Microsoft.
Pour finir, cliquez sur Configure Email et vérifiez vos informations, puis sur Sauvegarder et Connecter.
Configuration valide. Vous obtenez « Email réception OK » et « Email sending OK ». Une configuration invalide affiche « KO » dans le champ Errors.
En cas de « KO ». Vérifiez à nouveau vos informations, en portant attention aux espaces parasites dans le mot de passe. Si l'erreur persiste, contactez votre administrateur de messagerie afin de débloquer la réception ou l'envoi.
La synchronisation est à sens unique : les emails sont importés de votre boîte vers TimeTonic. Une action dans TimeTonic ne modifie jamais votre boîte d'origine.
Recevoir vos emails
Retrouvez tous vos emails reçus dans la table Emails, ainsi que vos contacts dans la table Email contacts. Liez-les ensuite à vos données existantes, par exemple pour consulter l'historique des échanges directement depuis votre CRM.
Envoyer vos emails
Utilisez le module Emails comme une application de messagerie classique : envoyer un nouvel email, répondre, répondre à tous ou transférer. L'éditeur Rich Text vous permet de mettre en forme vos messages, et le champ Attachments d'ajouter des pièces jointes. Vous pouvez aussi cliquer sur Save and quit pour conserver un email en brouillon.